Tolle Hilfestellung, 21. August 2007

Das Buch ist ein durchdachtes Werk für alle, die zu wenig Zeit und zu viele gute Vorsätze haben. Natürlich kann man auch erfahren, was so alles mit Outlook anzustellen ist. Top!

      Gute Tipps aber kein geschlossenes (und einfaches) System, 13. Juni 2007

Man findet hier viele Tipps und Tricks im Umgang mit Outlook bezogen auf Zeitmanagement. Wer aber auf der Suche nach einem geschlossenen und einfachen System für Zeit-/ bzw. Task-Management, dem möchte ich hierzu eher Total Workday Control empfehlen. Nicht so bunt, aber gut verständlich, auf den Punkt und ebenfalls gute Tipps für Outlook.

       Eine runde Sache! Unbedingt lesen - so viel Zeit hat jeder., 26. März 2007

Zeitmanagement ist ein echtes Schamwort. Wir wissen, dass da etwas falsch läuft in unserem Leben, wenn sich im Posteingang 500 E-Mails stauen, die morgen fällige Präsentation noch nicht einmal im Kopf fertig ist (geschweige denn im PowerPoint), sich zu Hause das schmutzige Geschirr stapelt und zu allem Überfluss der 15-jährige Spross der Familie vorgestern zuletzt gesehen wurde. So oder so ähnlich beschreiben die Autoren die Ausgangslage in den kurzen Beispielen, die sie der trockeneren Kost in ihrem Buch vorausschicken. Und dann fordern sie die Leser gut gelaunt auf: Packen wir's an!" Schritt für Schritt und Screenshot für Screenshot zeigen die Zeitmanager, wie selbst der schwierigste Fall von Zeitplanung mithilfe verschiedener Office-Anwendungen in den Griff zu kriegen ist. Auf der dem Buch beiliegenden DVD wird das ganze Programm noch einmal in einem dreistündigen Seminarmitschnitt zusammengefasst. Eigentlich steht der Umsetzung nach dieser doppelten Überzeugungsarbeit nichts mehr im Weg. Oder sollte nicht doch erst der Abwasch erledigt werden? Wir empfehlen dieses runde und durchdachte Werk allen, die zu wenig Zeit und zu viele gute Vorsätze haben und die außerdem immer schon wissen wollten, was man mit Outlook so alles anstellen kann.

      Spiel ich mit Outlook in der Nacht...., 23. März 2007

Die Idee des Buches scheint gut, das bekannteste Terminplanungsprogramm und einer der bekanntesten Zeitgurus (oder sein Adlatus) erklärt es uns. Ist diese Mischung gut?
Meine Erfahrungen sagen: NEIN. Formal sieht das alles sehr schick aus und ich kann noch viel mehr in Klickibunti-Outlook planen als ich jemals gedacht hatte. Doch ich komme keinen Deut besser weg mit meinem Aufwand. Es wird zwar ständig was umgebaut, umgeplant, neu eingefärbt, und immer wieder die "25.000 Dollar-Methode" benutzt, doch immer noch hechele ich dem chaotischen Tag mit Outlook hinterher, ohne dass alles substanziell besser wird. Warum?
Outlook organisiert meinen Tag zwar bunter und automatisierter aber nicht besser als die meisten Papierplaner. Wenn ich Emails lese, versuche ich immer noch, diese möglichst schnell zu erledigen, da sie ja in 5 Minuten erledigt werden können, doch dann brauche ich doch viel länger, es kommt was dazwischen, etc. Wenn mein Tag blau ist (für den "Lebenshut" Vater) mache ich was mit meinen Kindern abends, sonst eben nicht, weil da habe ich ja den nächsten Lebenshut auf? Tja, da kennen Sie meine Kinder schlecht. Oder meine Frau. Oder meine Freunde. Oder meinen Boss.
Gegen dieses Dilemma kämpft Herr Seiwert in diesem Outlook-Gebetsbuch wie Don Quichote mit immer mehr Planung an. Doch statt zu fragen, ob man hier überhaupt in die richtige Richtung denkt, versucht er uns von 100km/h auf 110 km/h zu beschleunigen, indem wir immer mehr Planungs-Turnübungen absolvieren. Die heissen zwar schick Wochenplanung, Tagesplanung und Lebenshüte aber sind deswegen genauso wirkungslos wie noch mehr Aufgabenlisten auf Papier.
Viel besser wäre es, über unseren Kopf, unsere Arbeitsblockaden und den Umgang mit echtem, täglichen Chaos nachzudenken. Und genau das bietet dieses Buch nicht. Ich habe von einem anderen Buch viel mehr gehabt. Von "Wie ich die Dinge geregelt kriege" von Dave Allen. Denn der geht inhaltlich an das Problem heran, klärt sofort, dass Aufgaben und Termine nicht in das gleiche Werkzeug gehören (Sakrileg gegen Outlook), fragt sofort, wie man denn physikalisch existenten Papierkram jemals mit einem PC-Werkzeug sortieren will. Dann räumt er mit dem Dogma auf, dass der Tag als ganzes "geplant" werden kann und beschäftigt sich mit der einzig relevanten Planungsfrage: Was ist der nächste Schritt bei meinem jetzt konkreten Tun und wie bekomme ich die 120 anderen Aktivitäten des Tages sinnvoll geregelt (=aus dem Kopf!)
Auch noch sehr störend bei Herrn Seiwert waren die nervtötenden, super-"coolen" Anglizismen vom "European Leader in Zeitmanagement-Consulting" über die "Meeting-Organisation" und das "Eisenhower-Prinzip" bis hin zum "Zeit-Management-Tool" Das Buch ist voll von solch schicken Unverständlichkeiten.
Fazit: Tolle Verpackung, Inhalt ist gut gemeint aber weitgehend wirkungslos. "Outlook: The missing Manual" wäre vielleicht ein besserer Titel gewesen.

       strukturierte Organisation, 7. September 2006

E-Mail für dich hat diesmal nichts mit einer Komödie zu tun. Da die elektronische Postübermittlung inzwischen zu einem schnellen Kommunikations- und Informationsmittel geworden ist, sind überquellende Postkästen nicht zu vermeiden. Umso schlimmer, wenn der einzelne Anwender dabei die Übersicht verliert. MS-Outlook ist dabei eine große Hilfe, wenn man außer der Postverarbeitung auch noch das Zeitmanagement vereinfachen möchte.
In sieben Kapiteln werden Fragen beantwortet und Lösungen angeboten zu den Themen Datenflut und Störungen im Arbeitsablauf. Es werden Tipps zur Farbkennzeichnung und Vorsortieren in verschiedenen Ordnern gegeben. Der verwirrenden Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch begegnet man zukünftig mittels One-Note direkt im System. Wer jemals das hektische Treiben in einem Büro zu organisieren hatte, ist für diese Erleichterung wirklich dankbar.
Ein großes Augenmerk richtet sich auf die richtige Zeitplanung. Um nicht alles auf den letzten Drücker erledigen zu müssen, werden Systeme wie Pareto-Prinzip oder Eisenhower-Diagramm erläutert, mit denen die Aufgaben priorisiert werden. Danach hält dann Outlook die Uhr im Auge und man kann sich auf die Wesentlichen Dinge konzentrieren. Meist kommt es sowieso alles anders als geplant, weil Verschiebungen, Störungen und Unlust nicht vorhersehbar waren.
Dieses Buch beinhaltet weiterhin eine 3-stündige DVD, auf der die Grundlagen des systemseitigen Zeitmanagements von Herrn Wöltje (Experte für elektronisches Zeitmanagement) moderiert werden. Die sieben Kapitel des Buches sind dabei auf 26 Anwahltitel verteilt und veranschaulicht. Die Kombination aus Buch und DVD ist wirklich hilfreich, weil man somit einen schnellen Überblick bekommt, was Outlook 2003 Nützliches bietet. Ausdrücklich hingewiesen sei jedoch, dass dieses Werk kein Handbuch ersetzt. Es ist auch keine reine Anleitung zum perfekten Zeitmanagement. Die Mischung aus beidem ist allerdings sehr hilfreich für alle, die ihre Termine und Informationen exakt abstimmen müssen.